Il progetto di riqualificazione degli uffici di Amsterdam, ha trasformato la sede di Randstad in uno degli esempi di Smart Working più interessanti in Europa.
Il design influenza le abitudini e i modi di vivere lo spazio. A confermarlo Joost Schriever, Direttore Marketing Internazionale di Randstad, intervistato dallo staff del dipartimento di ricerca e sviluppo di Level all’interno dell’Headquarter di Amsterdam, progetto pilota legato a un rinnovo di Smart Working che cambierà l’aspetto di oltre 4500 uffici della multinazionale nel mondo, Italia compresa. Nata dal bisogno di soddisfare le esigenze dei dipendenti, incentivando l’interazione e la collaborazione tra colleghi, la riqualificazione della sede centrale olandese ha radicalmente trasformato la routine delle persone, impattando in modo positivo sulla produttività e permettendo di adottare nuove forme di lavoro.
Si è trattato di un’importante operazione, che ha abbattuto tutti i muri di separazione degli spazi, adottando un layout open-space ripetuto per gli 11 piani della costruzione, ospitando 1600 dipendenti contro gli 800 del pre-riqualificazione. I lavori si sono svolti in un anno di tempo, nel quale la sede è rimasta aperta grazie a interventi per singolo piano, che non hanno compromesso le attività dei lavoratori nei diversi dipartimenti. Nell’edificio in Diemermere 25, da quasi trent’anni organizzato con piante chiuse composte da corridoi e uffici privati, il progetto di rinnovo a cura dello studio OTH ha invece puntato sull’apertura e la creazione di spazi dotati di postazioni adatte a svolgere attività molto diverse tra loro durante la giornata. Lounge area, sitting area, desk condivisi, coffee room e aree comuni sono stati così affiancati a scrivanie condivise ad altezza regolabile, armadietti contenitori e lockers con serratura per depositare gli effetti personali. Nel nuovo spazio la filosofia dello Smart Working è applicata lasciando massima libertà ai dipendenti: una volta giunti in sede, possono infatti scegliere il piano e la postazione più conveniente e spostarsi più volte durante la giornata, portando con se i propri effetti personali. Questo sistema, oltre a eliminare il concetto della “propria” scrivania e favorire le relazioni interpersonali con colleghi di dipartimenti diversi, incentiva le persone a ripulire la workstation al momento di lasciare l’ufficio, lasciando un senso di estremo ordine a fine giornata.
Il racconto di Joost Schriever, in azienda dall’età di 24 anni, colpisce poiché trasmette l’entusiasmo del miglioramento della condizione lavorativa, derivato dall’implementazione estetica e funzionale dello spazio. Nonostante le perplessità iniziali degli impiegati con più esperienza, abituati ad avere il proprio ufficio privato e decine di metri quadri a disposizione per l’archiviazione, l’attenzione al design e il sapiente utilizzo di materiali e colori ha contribuito a rendere meno impattante l’eliminazione dei cosiddetti “cubicles” e delle postazioni fisse. “Se considero il mio modo di lavorare negli ultimi 25 anni, la routine giornaliera si è completamente trasformata” afferma Joost “Ogni giorno arrivavo nel mio ufficio, chiudevo la porta dietro di me e restavo per tutto il giorno alla medesima scrivania, con i miei armadi, la postazione piena di pile ordinate di fogli e cartelle, il mio telefono e il mio computer fisso, come se fossi in un piccolo cocoon. Oggi è cambiato tutto: con il mio cellulare e il laptop possono utilizzare diverse postazioni, interagendo con colleghi di differenti dipartimenti. Questo continuo contatto mi ispira, donandomi energia”.
Oltre ai dirigenti e ai veterani dell’azienda, tutti i dipendenti condividono la visione positiva derivata dal rinnovo degli uffici, considerandola migliorativa rispetto al passato e vantaggiosa dal punto di vista dell’aumento di interazione e collaborazione, fino all’adozione di un’attitudine più aperta e open-minded. Infatti, è stato notato uno smussamento dei rapporti gerarchici tra colleghi: chi sta ai livelli più alti ha in dotazione gli stessi strumenti e spazi degli tutti gli altri, sviluppando così un rapporto più colloquiale e paritario. Le differenze tra responsabili e collaboratori si sono attenuate, favorendo l’equità .
Dal punto di vista architettonico vi è stato un incremento nell’utilizzo di pareti vetrate trasparenti per meeting room, focus area, postazioni per telefonate e video conferenze, così come l’installazione di numerosi bench e postazioni multifunzionali e flessibili. L’acustica è un tema molto importante per ridurre al minimo i livelli di inquinamento acustico, ottenuto grazie a pannelli fonoassorbenti di differenti materiali. Il colore ha una componente essenziale, applicato con sfumature armoniche nei diversi piani, secondo uno schema che si ispira alle opere artistiche di Mark Rothko. Infine, grazie alla digitalizzazione di tutti i documenti e a un sistema di gestione delle attività quotidiane controllabile da pc, smartphone o tablet, è stato possibile collocare una sola stampante per ogni piano, minimizzando i costi di manutenzione consumando meno carta, in un’ottica di sostenibilità ambientale.
A seguito della visita nella sede di Randstad ad Amsterdam, Level ha raccolto l’intervista di Joost Schriever all’interno della pubblicazione “Coworking e Smart Working – Nuove tendenze nel mondo del lavoro” come testimonianza dell’importanza dell’organizzazione e del design dello spazio, per modificare le abitudini di lavoro delle persone e favorirne il benessere psico-fisico, con conseguenti aumenti di produttività.