Transformation Lead Corporate & Investment Banking di Intesa Sanpaolo, Roberto Battaglia si occupa di progetti relativi alla trasformazione dei modi di lavorare e dell’organizzazione. Qui ci rivela come è cambiato il modo di progettare un ufficio bancario e quali saranno le sue evoluzioni.
Sportelli bancari e uffici direzionali, quali sono le differenze
Quando si parla di progettare un ufficio bancario, prima di tutto è necessario distinguere tra le filiali con sportelli aperti al pubblico e i luoghi di lavoro nelle strutture direzionali.
“Spesso la maggior parte delle persone immagina il lavoro del bancario solo allo sportello. In realtà si tratta di una delle innumerevoli attività che si svolgono nel mondo della banca, legata alla presenza fisica del cliente” racconta Roberto Battaglia. “Se parliamo del lavoro di ufficio, dobbiamo pensare anche a quello che si svolge negli uffici non aperti al pubblico, legati ad attività direzionali”.
Lo sportello bancario, per esempio, è al centro di una grande evoluzione. “Lo si pensa sempre di più come una “casa”, capace di accogliere i clienti, per dedicarsi a momenti di consulenza” prosegue Battaglia. “I layout delle filiali si sono modificati nel tempo e oggi sono oggi più flessibili e aperti”.
Per quanto riguarda l’ufficio bancario direzionale, invece, la logica del layout e della suddivisione degli spazi, va di pari passo con quella di qualsiasi altro luogo di lavoro dove è necessario avere spazi collaborativi e luoghi di privacy dedicati a meeting e lavoro focalizzato.
“Fatta eccezione per le sale trading, ambienti particolari sottoposti a precise norme di riservatezza, progettate in zone separate e attrezzate con grandi schermi e tecnologie che abilitano a operare sui mercati,” precisa Battaglia. “Il resto degli ambienti dell’ufficio bancario sta vivendo una trasformazione verso le logiche dell’activity based working come i luoghi di lavoro di tanti altri settori”.
Progettare un ufficio bancario: privacy e riservatezza
Tra i temi più rilevanti da considerare per progettare un ufficio bancario c’è la riservatezza, come racconta l’esperto di Intesa Sanpaolo: “la privacy nei confronti dei clienti è essenziale. Gli ambienti ufficio devono garantire quindi riservatezza”. Questo si traduce nella presenza di spazi chiusi dove incontrarsi o discutere di diverse tematiche in totale privacy.
“In un’ottica di flessibilità, queste aree possono avere più destinazioni d’uso durante la giornata. Una sala meeting può infatti ospitare sessioni singole di focus work. In questo senso, appare chiaro come la logica delle aree monofunzionali e delle scrivanie assegnate sia ormai superata”.
Come è cambiato l’ufficio bancario
La flessibilità, dunque, è uno dei pilastri fondamentali dell’ufficio contemporaneo. Il gruppo Intesa Sanpaolo, già prima della pandemia, ha lavorato per applicare questo concetto e dare una maggiore autonomia ai dipendenti nella gestione e nell’uso degli spazi. D’altronde lo smart working esiste già da molti anni e la pandemia lo ha portato a espandersi in modo esponenziale.
“Nel 2020 in molti hanno vissuto un processo di remotizzazione forzata. Le aziende hanno operato con la maggior parte della forza lavoro impiegata da remoto, dovendo garantire tutti i processi aziendali in una forma mai sperimentata prima” racconta Roberto Battaglia a proposito del primo lockdown. “Da questo periodo abbiamo tratto importanti lezioni che oggi stiamo elaborando e valorizzando, in vita del graduale rientro in ufficio”.
Un ritorno al luogo di lavoro che, almeno per il momento, manterrà una forma ibrida. D’altronde la fase emergenziale non si è ancora conclusa. “Le presenze sono ancora ridotte e l’azienda ha dato indicazione di trascorrere almeno un giorno a settimana in ufficio, ma c’è chi fa più giornate” prosegue Battaglia. “Questa situazione va di pari passo con l’evoluzione del layout dei luoghi di lavoro, che ci aiuta a ragionare in chiave di utilizzo degli spazi, gestendo le presenze attraverso le prenotazioni del posto in ufficio”.
Le nuove logiche dell’ufficio
La necessità più grande emersa nel post-pandemia è sicuramente quella di realizzare spazi collaborativi. Secondo Battaglia, infatti, l’idea della scrivania tradizionale o dell’ufficio singolo, da certi punti di vista, è superata.
“Gli spazi ufficio devono essere progettati per favorire l’interazione tra le persone, produrre idee e soluzioni. Questo porta anche a un cambio culturale e relazionale. I dipendenti utilizzano l’ufficio in maniera meno formale rispetto a quando ognuno aveva la sua postazione assegnata e i manager occupavano i propri cubicles” racconta. “La progettazione degli spazi, che non è mai solo un processo logistico a sé stante, va messa in relazione con il ripensamento dei processi e con un uso più adeguato delle tecnologie di collaboration, oltre che con i nuovi comportamenti di chi lo vive”.
Le persone, grazie allo smart working, sono diventate più autonome, godendo di una più ampia fiducia da parte dell’azienda. Questo elemento è molto prezioso e verrà ripreso al momento del rientro. “Bisognerà evitare di mettere in atto logiche rigide e superate garantendo il giusto livello di flessibilità anche dal punto di vista del lavoro agile. L’obiettivo sarà quello di mantenere l’interazione fisica delle persone, alimentandola con un giusto livello di presenza e scambio fisico, la ricchezza più grande per un’organizzazione”.
Le 4 “C” per progettare un ufficio bancario
La ricerca della flessibilità, come abbiamo visto, porta con sé un ripensamento degli spazi di lavoro. Si tende sempre più a un modello dove un determinato ambiente viene prenotato per assolvere a una certa funzione d’uso per un determinato periodo di tempo.
“L’esigenza, oggi, è di progettare uffici seguendo la logica dell’activity based working piuttosto che del time based working. Le attività devono essere racchiuse in grandi ambiti e categorie che consentono di programmare la presenza in relazione alle funzioni d’uso” svela Battaglia.
Queste funzioni possono essere raggruppate con 4 “C”
- Collaborazione, richiede spazi da condividere, per co-creare;
- Concentrazione, dedicata al lavoro individuale (che può essere svolto in modo molto efficace anche da remoto);
- Comunicazione, in cui serve interagire con i clienti e con i colleghi per la formazione;
- Contemplazione, con spazi di “decompressione” per relazioni informali (come breakout areas e caffetterie).
Si tratta di quattro componenti con cui immaginare lo spazio dell’ufficio come una variabile dipendente, da trattare con il giusto livello di programmazione e coinvolgimento. “I lavoratori, oggi, sono parte di un processo co-creato, come quello che, nel 2017, in Intesa Sanpaolo abbiamo messo in atto con il progetto Hive, che ha coinvolto 150 persone” spiega Battaglia.
Il progetto Hive e la co-creazione dello spazio ufficio
“Quell’esperienza è stata un grande laboratorio per la nostra Divisione Business, ma anche per tutto il gruppo. Con Hive, infatti, abbiamo compreso l’interazione tra diverse variabili come processi, spazi e comportamenti, attuando una revisione continua. Abbiamo anche sperimentato che cosa vuol dire “spossessarsi” di un elemento così personale come la scrivania, favorendo una grande flessibilità, mediata da ambienti che, nella forma e nel colore, non assomigliano a uno spazio tipicamente bancario” riassume Battaglia.
Queste evoluzioni, oggi, sono guidate da esperti nella progettazione dell’ufficio (come Level Office Landscape), che coinvolgono sempre di più le persone che vivranno lo spazio come parte attiva della progettazione. “I lavoratori diventano in qualche modo dei designer, contribuendo alla realizzazione di diverse soluzioni spaziali e garantendo che queste siano totalmente coerenti con i loro bisogni, spesso latenti”.
Tutto questo va osservato in un’ottica di movimento e di cambiamento. Non esistono infatti soluzioni progettuali che durino per sempre. “Ciò che è stato pensato nel 2017 per Hive in Piazza della Scala, si è evoluto nel tempo e continueremo a farlo cambiare in relazione a ciò che abbiamo vissuto nella fase pandemica”, sostiene l’esperto.
Come sarà l’ufficio bancario di domani
Se oggi il tema fondamentale del progetto di un ufficio bancario è la flessibilità, in un futuro non troppo lontano, assisteremo a una sua ulteriore evoluzione. “L’ufficio, tra dieci anni, lo vedo come un hub costruito intorno all’idea che lo spazio aziendale va dedicato alle interazioni e alla co-creazione di idee e soluzioni” conclude Battaglia.
“Ci saranno meno scrivanie tradizionali in open space e più spazi polifunzionali accoglienti, che consentano l’applicazione delle quattro “C”. Anche le aree più informali, come breakout areas e caffè, saranno una componente essenziale. Inoltre, l’ufficio di domani aiuterà ad aumentare il grado di socialità, uno dei temi più sofferti e discussi durante la pandemia. Sarà un grande social club che fungerà da palestra delle idee dell’azienda”.