Considerato per molto tempo il miglior compromesso per unire funzionalità e design, l’open space non è amato da tutti i lavoratori. Se da un lato favorisce le interazioni fra colleghi e la circolazione di idee, dall’altro l’ufficio a pianta aperta può penalizzare il focus work e la privacy, anche quando correttamente isolato attraverso screen acustici e partizioni mobili.
Di recente, il sito americano di Forbes ha pubblicato un’interessante ricerca che analizza, attraverso le testimonianze di ceo e manager, quando è il caso di progettare un ufficio open space e quando invece è meglio optare per altre tipologie organizzative. Ecco qui i consigli per capire se un open space è adatto al proprio ufficio.
Considerare le attività di tutto il team
Prima della narrazione del lavoro collaborativo, gli uffici open space sono nati per ridurre i costi legati alla messa in opera e alla gestione degli spazi. La realtà è che il layout a pianta aperta può essere molto funzionale per alcune attività e rendere invece difficoltoso lo svolgimento di altre. Ecco quindi che, prima di progettare un luogo di lavoro con scrivanie condivise, è bene analizzare le attività che deve svolgere il team.
Per un dipartimento commerciale, dove molte persone passano diversi minuti al telefono contemporaneamente, l’open space può non essere la scelta giusta, se non viene dotato di pratici phone booth dove isolarsi durante le call. Stessa cosa per dipartimenti amministrativi e di gestione del personale, che necessitano di privacy acustica e visiva poiché trattano dati sensibili e svolgono spesso del focus work.
L’ufficio a pianta aperta è invece particolarmente indicato per i reparti creativi poiché favorisce la circolazione delle idee e lo scambio tra colleghi, in attività come il brainstorming. Dipartimenti marketing e comunicazione che lavorano in sinergia per analizzare dati e convertirli in campagne, sono altresì idonei per condividere bench in ampi spazi aperti.
Informare i dipendenti della transizione da uffici chiusi a open space
L’ufficio di oggi ha l’obiettivo di supportare i lavoratori e rendere le attività quotidiane più produttive, senza creare stress e mettendo a proprio agio i lavoratori in situazioni di comfort. Quando si decide di passare da una configurazione tradizionale di cubicles a quella di ufficio open space, l’obiettivo è co-creare ambienti di lavoro coinvolgendo i dipendenti nel processo di progettazione e illustrando loro, fin dai primi step, i vantaggi di un nuovo layout più funzionale.
Inoltre, la sempre più forte richiesta di coinvolgimento da parte dei lavoratori, può spingere il management a chiedere loro quali sono le esigenze primarie, attraverso sondaggi interni e brevi interviste. Questo per capire quali sono le operazioni maggiormente svolte durante la giornata, decidere quanto spazio dedicare alle piante aperte e quante meeting room private, phone booth e uffici per il focus work inserire nel progetto.
Creare spazi adattabili e flessibili
Si parla sempre di più di adaptive leadership, ovvero una gestione del personale in ufficio che tenga conto dei talenti e delle personalità del singolo impiegato per valorizzarlo e renderlo più produttivo. Per avere successo in questo ambito occorre che anche gli spazi diventino “adaptive” ovvero che siano flessibili a eventuali cambiamenti repentini di modalità di lavoro e di organizzazione.
In questo gli open space rappresentano una frontiera molto interessante poiché permettono di riadattare il layout dell’ufficio in maniera rapida. Bench condivisi, mobili contenitori per separare gli spazi e pareti divisorie vetrate, velocemente installabili e riconfigurabili, sono ideali per quegli ambienti di lavoro che non amano dedicare la stessa tipologia di spazio a ogni collaboratore.
Coinvolgere i progettisti nella vita d’ufficio
Il modo migliore per far capire ai progettisti quali sono le esigenze dell’azienda? Far trascorrere loro una giornata all’interno dell’ufficio. In questo modo saranno chiare le dinamiche di lavoro che, osservate da un occhio esterno, porteranno alla luce bisogni e dettagli dati per scontati dagli impiegati immersi nella loro routine quotidiana.
Inoltre, è un modo per calare architetti e designer nella cultura aziendale, farne comprendere appieno la filosofia e le logiche, da coniugare poi in un progetto che sia esteticamente soddisfacente, funzionale e altamente produttivo. In questo modo, sarà chiaro quali dipartimenti potranno condividere un ufficio a pianta aperta e quali avranno necessariamente bisogno di uffici chiusi, o semplicemente separati dal resto dell’ambiente attraverso pareti divisorie vetrate.
Progetta il tuo ufficio open space con Level Office Landscape
Gli esperti di Level Office Landscape possono aiutare la tua azienda a progettare uffici su misura che tengano conto delle esigenze dei lavoratori e si presentino con un’estetica contemporanea. Inoltre, può organizzare lo spazio con scrivanie condivise, screen acustici, pareti divisorie con pvb variabile e installare sistemi ibridi come Ever Evolving System.
Richiedi il tuo preventivo personalizzato con questo form, oppure chiama il numero +39 039 9284831.