Meeting veloci e smart oggi sono possibili grazie alle Huddle Room, ambienti raccolti che garantiscono privacy e facilitano lo svolgimento delle riunioni
L’open space si è imposto come layout dell’ufficio contemporaneo, favorendo il lavoro collaborativo e rendendo i rapporti tra colleghi più informali. La privacy resta però un importante requisito per svolgere attività di concentrazione o per tenere meeting e video conferenze, evitando di divulgare informazioni sensibili o di disturbare il resto delle persone al lavoro nella stessa stanza.
Per questo sono nate le Huddle Room, dei piccoli ambienti raccolti simili a box acustici ideali per svolgere riunioni e meeting rapidi ospitando fino a sei persone.
Huddle Room, quali sono le caratteristiche?
Questi spazi raccolti sono pensati proprio per piccoli gruppi di lavoro oppure per team composti da collaboratori freelance, smart workers o colleghi fuori sede che, grazie a dispositivi tecnologici e sistemi cloud, hanno la possibilità di confrontarsi e svolgere riunioni smart. Il concetto di “virtuale” è infatti strettamente legato alle Huddle Room, dotate di lavagne digitali, schermi, microfoni e sensori, per svolgere videochiamate e scaricare dati e presentazioni in tempo reale. I concetti di scambio e collaborazione sono infatti la chiave progettuale di questi piccoli spazi, nati insieme all’ufficio flessibile ed evoluti con la tecnologia per massimizzare le potenzialità della prossimità lavorativa.
Il reale vantaggio per le aziende, è però l’ottimizzazione dello spazio disponibile, poiché questi ambienti, sfruttati da più dipendenti nel corso della giornata, diventano tra le zone più produttive dell’ufficio pur occupando una quantità di metri quadri ridotta rispetto alle tradizionali postazioni bench dell’open space. Infatti, bastano 8-10 mq per mettere a disposizione degli impiegati una scrivania con sedie ergonomiche, strumentazione smart e racchiudere tutto all’interno di pareti divisorie vetrate, semitrasparenti o cieche (a seconda delle esigenze aziendali)
Gli elementi essenziali
Che cosa serve, quindi, per creare delle perfette Huddle Room e rendere altamente produttivi pochi metri quadri all’interno dell’ufficio?
Per prima cosa è necessario delimitare lo spazio fisico creando una situazione di privacy grazie a isolamento acustico e visivo. Sia che si tratti di una soluzione freestanding che di un ambiente perimetrale, le pareti divisorie sono la soluzione più flessibile e adattabile nel tempo. Sistemi come Planilux Plus e Planet Plus di Level, sia nella versione singolo che doppio vetro, possono essere integrate con pvb acustico per impedire a rumori esterni di disturbare il meeting ed eliminare il rischio di divulgazione di informazioni sensibili dall’interno verso gli altri ambienti dell’ufficio.
Dal punto di vista visivo, utilizzare una finitura vetrata consente di far penetrare la luce naturale all’interno della Huddle Room e, giocando con pellicole grafiche o serigrafate, mantenere al contempo la riservatezza su ciò che avviene all’interno del meeting. Per schermare l’ambiente è inoltre possibile utilizzare delle tende (anche inserite nell’intercapedine interna tra i vetri della parete divisoria) e gestirle elettricamente attraverso appositi telecomandi. Per una soluzione più tecnologica e all’avanguardia è possibile anche usare speciali film LCD che rendono le pareti vetrate opache e retro proiettabili, trasformando così il vetro in uno schermo attivo.
All’interno è poi necessario posizionare un meeting table in grado di ospitare fino a sei persone a sedere, insieme a sedute ergonomiche che possano favorire la concentrazione e aumentare il grado di comfort. L’illuminazione naturale deve essere integrata con sistemi led che, per ottimizzare lo spazio, sono spesso installati direttamente a incasso nella controsoffittatura, mentre per quanto riguarda i dispositivi smart, possono essere collocati in posizione freestanding come la digital board di Level, oppure integrati nelle pareti divisorie come per smart wall.
Progetta la tua Huddle Room
Grazie alla convivenza di tutti questi elementi, le possibilità di personalizzazione di una Huddle Room sono tantissime, a partire dalla scelta di materiali e finiture, fino alla distribuzione del layout interno.